Willkommen im Gesundland Vulkaneifel

Hinter den Bürotüren: Veranstaltungsmanagement

Als GesundLand Vulkaneifel GmbH sind wir die touristische Dachorganisation für die Verbandsgemeinden Daun, Ulmen und Wittlich-Land. Wir als Tourist Service Center sind es, die dafür sorgen, dass schöne Angebote für Touristen entwickelt und vermarktet werden, sich Gäste in den Tourist Informationen oder vorab im Gäste- und Buchungsservice informieren können und die Region nach außen und innen vermarktet wird.

All dies ist natürlich nicht möglich ohne ein Team von motivierten Mitarbeitern. Doch wer gestaltet eigentlich die Internetseite? Und mit wem hast du letzte Woche so nett am Telefon geplaudert? Wir gewähren dir einen Blick hinter unsere Bürotüren und stellen dir stellvertretend für jeden Arbeitsbereich einen unserer Mitarbeiter in den nächsten Wochen in Einzelinterviews näher vor.

Weiter geht’s mit Petra, die in zweifacher Funktion bei der GesundLand Vulkaneifel GmbH tätig ist. 

Mitarbeiterin Veranstaltunsgmanagement

Petra Krause

Hallo Petra,
willkommen zum “Blick hinter die Bürotüren”.

Was ist deine Position im Gesundland Vulkaneifel?
Mein Hauptaufgabenbereich ist das Veranstaltungsmanagement im Gäste- und Veranstaltungszentrum FORUM DAUN. Zusätzlich bin ich aber auch Mitglied in der Deskline-Expertenrunde Eifel (dazu gehören neben der Arbeit mit den Deskline-Modulen auch Beratungen von Leistungsträgern und programmspezifische Schulungen für Leistungsträger).

Wie lange bist du schon im GesundLand Team?
Im Prinzip von Anfang an. 2002 habe ich bei der Touristinformation Daun angefangen und dann nach und nach die Entwicklung zur GesundLand Vulkaneifel GmbH begleitet.

Was machst du den lieben langen (Arbeits-)Tag?
Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, die Veranstaltungen im FORUM DAUN zu betreuen, sei es die Termin- und Ablaufplanung bei Tagungen, Vorbereitung, Betreuung und Abrechnung von kulturellen Veranstaltungen, z. B. Konzerte, Theater, Abstimmung bezüglich Bewirtungen mit dem hauseigenen Caterer, Pflege der Internetseiten www.forum-daun.de und www.klassikaufdemvulkan.de, Betreuung der eigenen Social-Media-Kanäle, etc.
Natürlich müssen auf Kundenanfrage auch konkrete Angebote und Terminvorschläge erstellt werden, wobei es natürlich sehr wichtig ist, darauf zu achten, dass es keine Terminkollisionen gibt.
Gerade die Abrechnungen sind sehr aufwendig: Es müssen Honorare angewiesen werden, eine Gewinn- und Verlustrechnung ist zu erstellen, GEMA, Künstlersozialkasse, AVA, Tantiemen und sonstige Kosten müssen ermittelt und ausgezahlt werden.
Aufgrund der ständigen Verpachtung verschiedener Gebäudeteile muss jedes Jahr auch eine Nebenkostenabrechnung für die Pächter erstellt werden.

Und wenn du mal frei hast?
Dann genieße ich die Zeit gemeinsam mit meinem Lebensgefährten, der sonst beruflich sehr viel unterwegs ist.

Was magst du an deinem Job?
Jeder Tag ist anders. Es gibt natürlich verschiedene Aufgaben, die sich wiederholen, aber alleine der Kontakt zu Veranstaltern oder die Planung von Events ist sehr individuell und macht jede Veranstaltung einzigartig.

Was nervt dich manchmal an deinem Job?
Ziemlich aufwendig ist, wenn ich einem Kunden wegen fehlender Informationen hinterher telefonieren muss und diesen dann nicht erreiche oder wenn zugesagte Rückrufe oder Emails einfach „vergessen“ werden und ich dadurch in meiner Arbeit nicht weiterkomme.

Du kannst einen Tag den Arbeitsplatz mit einem deiner GesundLand Kollegen tauschen: Welchen Job suchst du dir aus und warum?
Ganz ehrlich: Einen Tag lang würde ich gerne mal den Job unseres Hallenmeisters übernehmen. Das geht vom Vorbereiten des Saals (Tische und Stühle nach Kundenwunsch stellen), über den Aufbau der Technik bis hin zur Steuerung von Licht und Ton – je nachdem, um welche Veranstaltung es sich handelt. Wir beide haben zwar einen sehr engen Austausch, aber es ist sicherlich etwas anderes, die Termine nicht nur theoretisch zu planen, sondern – manchmal auch unter Zeitdruck – den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung zu gewährleisten. Und vor allem auch zu wissen, wie viel Zeit für die einzelnen Schritte eingeplant werden muss.

Plaudere aus dem Nähkästchen! Welche lustige Geschichte aus deinem Arbeitsalltag möchtest du uns nicht vorenthalten?
Es ist tückisch, wenn man ein Standardschreiben abändert und dann nicht mehr daran denkt. So habe ich Ostern noch Schreiben mit Weihnachtsgrüßen verschickt! Aber alle Empfänger waren so nett, mich nicht mit der Nase auf diesen Fauxpas zu stoßen :-)

Liebe Petra, vielen Dank für das nette Interview!

Kategorie GesundLand Team im Büro
Tags , , , , , , .

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.